Notulen vergadering

Notulen ALV van 13 maart 2019

Afwezig met kennisgeving: 23

Afwezig zonder kennisgeving: 21

  1. Opening door de voorzitter
    De voorzitter geeft uitleg over de vergaderstructuur en vraag de leden om medewerking teneinde de vergadering niet onnodig lang te laten duren.
    Daarbij worden enkele regels toegelicht: per agendapunt wordt tweemaal reageren toegestaan. Daarna wordt dit punt afgehamerd.
  2. Ingekomen stukken
    In het totaal zijn er 27 ingekomen stukken.

Het betreft 4 uitgebrachte stemmen die na de stemming over punt 8 bekend zullen worden gemaakt. De overige stukken betreffen opzeggingen van het lidmaatschap door leden en tevens kennisgevingen van afwezigheid. Ook zijn er bij aanvang van de vergadering 3 leden door medeleden afgemeld. Er is een telefonische afmelding.

  1. Notulen vorige algemene ledenvergadering
    Harjan Hooijen vraagt of er besluit is genomen naar aanleiding van zijn bij de vorige ALV gestelde vraag of de rondvraag anders kan worden georganiseerd. De voorzitter verwijst naar zijn inleiding.
    Daarmee zijn de notulen goedgekeurd.
  2. Verslag secretaris
    De volgende leden zullen per 1 mei 2019 de vereniging verlaten:
    Rob Elias, Ron van der Gaag, Ron Jaarsma, Sander van Riet, Ben Verschraagen, Hans van der Weiden, Gert Zweserijn, Jos ven Deursen, Cor Kool, Geraldina Schimmel, John van Galen, Frans Maree.
    Het ledenaantal is in de periode vanaf 1 mei 2018 tot 13 maart 2019 in totaal afgenomen met 15 leden en daarmee gedaald naar 62 leden.

De vereniging heeft in het seizoen 2018 – 2019 de volgende nieuwe leden verwelkomd;

Antoon Blok, Peter den Hartog, Danny Kok, Rudi Kok en Bert de Ridder.
Chris Voogd vraagt of er redenen bekend zijn van de plotselinge uitstroom van 12 leden. De secretaris legt uit dat dit van enkele leden bekend is, maar van een negental leden is er niets bekend, ook niet na navraag.

Ingelast onderdeel behandeld door de secretaris.

Clubtenue en teamtenue

In het laatste jaar hebben meer teams overwogen om het clubtenue te vervangen door een teamtenue. Omdat een aantal sponsoren onze vereniging ondersteunen en in ruil daarvoor hun bedrijfslogo op het clubtenue geplaatst willen zien, heeft het bestuur nagedacht over de regels waaraan het teamtenue zou moeten voldoen.
Om in de toekomst duidelijkheid te verschaffen aan de teams die in een afwijkend tenue willen gaan spelen, is aan het Huishoudelijk Reglement artikel 12 toegevoegd. De tekst luidt als volgt:

  • Vereniging sponsoren moeten voldoen aan algemeen geldende fatsoensnormen
  • Teams mogen worden gesponsord door het door de sponsor betalen van wedstrijdkleding die aan de richtlijnen van de biljartbonden moet voldoen.
  • Deze tunieken dienen tevens van de namen van bestaande, en desgewenst nieuwe sponsoren te zijn of te worden voorzien.
  • Het verstrekken van financiële middelen door sponsors aan teams is niet toegestaan.

Door de voorzitter wordt gevraagd of er bezwaren tegen het toevoegen van artikel 12 aan het HHR.  De vergadering keurt de toevoeging van artikel 12 zoals voorgedragen goed.

  1. Verslag penningmeester
    De penningmeester geeft nog enige toelichting op de financiële stukken.
    Chris Voogd vraagt hoe het bestuur denkt de verminderde inkomsten door de afname van het aantal leden te kunnen opvangen. De voorzitter antwoord dat hierover nog moet worden nagedacht omdat de tijd heeft ontbroken om dit al voor deze vergadering te doen. Zodra dit duidelijk is komen we hierop terug.
  2. Verslag kascontrolecommissie
    Jan van de Hoven leest de verklaring voor van de bevindingen van de kascontrolecommissie die geen onregelmatigheden hebben geconstateerd en adviseren de vergadering om de penningmeester te dechargeren.
  3. Decharge bestuur
    De vergadering dechargeert het bestuur met applaus.
  4. Jaarlijkse verenigingsbijdrage aan RCN
    De voorzitter geeft uitleg over de procedure van de behandeling van dit agendapunt. In eerste instantie wordt uitleg gegeven over welke afwegingen het bestuur heeft gemaakt en hebben geleid tot het voorstel dat reeds eerder aan de leden is gepresenteerd.
    Omdat RCN, door de eveneens door BVN gewenste uitbreiding van ruimte en biljarttafels, zich met een aanzienlijke kostenverhoging geconfronteerd ziet, zullen de inkomsten omhoog moeten wil RCN kunnen blijven bestaan.
    Daar moet ook door BVN een bijdrage in worden geleverd. Door het bestuur is gekozen voor een kleine contributie verhoging, met € 5,00, en een bijdrage voor het vrij biljarten door de leden. Deze komt neer op € 0,50 per man per uur met twee biljarters, en alleen trainen kost dan € 1,00 per uur.
    Dit is een oplossing die volgens Ton van den Heuvel RCN gezond kan houden.

    De belangrijkste motieven om voor dit systeem te kiezen waren:
    a. De vrees dat er bij een exorbitante verhoging van de contributie leden zouden opstappen.
    b. Degenen die weinig vrij komen biljarten zouden aan de kosten voor de leden die vaak trainen en vrij biljarten moeten gaan bijdragen hetgeen eveneens tot ledenverlies zou kunnen leiden.
    c. Met het gekozen stelsel kan ieder lid zelf bepalen hoeveel geld hij of zij wil besteden aan het vrij biljarten, hetgeen niet zou kunnen wanneer de contributie met een fors bedrag zou moeten worden verhoogd.
    Samenvattend is het bestuur van mening dat deze oplossing de meest eerlijke is naar alle leden.
    Peter Faber vindt de afdrachten aan RCN te laag omdat de contributie in vergelijk met andere verenigingen erg laag is. Dat vormt naar zijn mening het obstakel om een hogere afdracht aan RCN te betalen. Verder zegt Peter dat RCN de prijs voor consumpties zou moeten verhogen. De voorzitter merkt op dat dit niet de discussie is die nu moet worden gevoerd. Er ligt een voorstel van het bestuur op tafel waarover de leden zich moeten uitspreken. Wanneer de leden dit voorstel zouden afwijzen, moet het bestuur opnieuw na gaan denken overeen andere aanpak van het probleem en met RCN opnieuw in onderhandeling treden.
    Maurice Arts merkt op dat de uitbreiding van RCN een ondernemers risico met zich meebrengt en dat dit niet mag worden afgewenteld op de verenigingsleden. De voorzitter antwoord dat wanneer RCN wegens gebrek aan baten zou moeten sluiten, wij als vereniging met z’n allen op straat komen te staan.
    Jan van de Hoven vindt de aanpassingen zelfs aan de lage kant. Daarom is hij de mening toegedaan dat het voorstel van het bestuur gehonoreerd zou moeten worden door de leden.
    Harjan Hooijen vraagt of er al een raming is gemaakt van de kosten die voor BVN zouden ontstaan als dit voorstel zou worden afgewezen. De voorzitter antwoord dat de tijd voor een exacte berekening te kort is geweest. Bij afwijzing van het bestuursvoorstel zal dit alsnog gebeuren.

    Door enige leden wordt gevraagd om het voorstel in stemming te brengen.

Er wordt daarna bij handopsteking gestemd. Er wordt gekozen door handopsteking voor ja -stemmers en handopsteking van nee –stemmers. Het totaal uitgebrachte aantal stemmen in de vergadering bedraagt 26. Ook zijn er 4 stemmen voorafgaand aan de vergadering schriftelijk uitgebracht. Dezer bevatten een ja stem op het voorstel.

Daarmee is het voorstel met 30 voor – en 0 tegenstemmers aangenomen. 

     9.  Begroting

De penningmeester geeft toelichting op de begroting en benadrukt dat deze in concept is omdat er nog posten kunnen komen in de periode tot 1 mei. De begroting staat mede onder druk als gevolg van het opzeggen van het lidmaatschap van 12 leden in de afgelopen twee weken. Door verschillende leden wordt voorgesteld om de contributie niet met € 5,00, maar met € 10,00 te verhogen.
Na kort bestuursberaad wordt dit voorstel niet overgenomen. Het bestuur vindt het belangrijk om eerst een inventarisatie te maken van wat het ledenverlies in de praktijk gaat betekenen voor de begroting. Ook wordt daarbij overwogen om de onderhandeling met RCN te hervatten. Het aantal leden is medebepalend voor de overeenkomst met RCN. Mocht een extra contributieverhoging noodzakelijk zijn komt het bestuur hierop terug.

Peter Faber vraagt naar de geplande uitgave ad € 400,00. Dat zijn volgens de penningmeester toernooikosten. Verder vraagt Peter naar de continuering van bestaande sponsoren. Hier heeft de penningmeester met de sponsoren reeds afspraken over gemaakt.
De voorlopige begroting wordt als zodanig door de vergadering goed bevonden en geaccordeerd.

  1. Bestuursverkiezing
    De secretaris, Co Timmer is aftredend en heeft zich herkiesbaar gesteld. De voorzitter vraagt de vergadering of er tegenkandidaten zijn, en aan de secretaris of iemand zich als kandidaat heeft aangemeld. Er zijn geen tegenkandidaten.
    Co Timmer wordt bij acclamatie herbenoemd voor de duur van drie jaren.
  2. Kascommissieleden vaststellen
    De voorzitter vraagt wie er voor het komende jaar wil toetreden als lid in de kascommissie. Ook vraagt de voorzitter de leden om een reservelid. Na wat discussie wordt Jan van de Hoven opnieuw benoemd. Als tweede lid wordt Reijer Griffioen benoemd. Er is geen reservelid benoemd.
  3. Vaststelling van de teams
    De wedstrijdleider, Ton van den Heuvel, geeft uitleg over de stand van zaken bij het vaststellen van teams voor het speelseizoen 2019 – 2020. De meeste teams zijn samengesteld en door de teamcaptains goedgekeurd. Enkele teams hebben te weinig teamleden. Daar wordt aan gewerkt en de betreffende leden worden over de resultaten daarvan op de hoogte gehouden.
    Ook Marga Nobbe heeft te kennen gegeven competitie te willen gaan spelen. Ook daar wordt aan gewerkt.
  4. Rondvraag
    Er zijn geen schriftelijke vragen ingediend.
    De volgende leden hebben een vraag voor de rondvraag:
    Marga Nobbe, Reijer Griffioen, Bert van Arnhem, Ton van den Heuvel.

    Marga vraagt of de activiteitencommissie nog actief is. Kunnen er leuke dingen worden georganiseerd zoals klaverjassen, clubkampioenschap, enz.
    De voorzitter geeft aan dat er nu voorbereidingen worden getroffen om een intern ledentoernooi te gaan organiseren. Er zijn echter wat belemmeringen. Bijvoorbeeld de competitie speelt daarin een rol. Er zijn weinig speelmomenten, en spelers hebben vaak verplichtingen aan huis en competitie waardoor het nog niet zo eenvoudig is om een interne competitie van de grond te krijgen. Daar wordt wel aan gewerkt. De vraag is nu vooral hoe dat moet worden vormgegeven. Er is inmiddels onder de leden een peiling gaande om de belangstelling vast te kunnen stellen, en daarmee het aantal potentiële deelnemers.

    Reijer vraagt of het bestuur niet kan afdwingen dat de leden tijdens wedstrijden zich correct kleden overeenkomstig de richtlijnen van de vereniging. Hierbij legt Reijer tevens de nadruk op clubkleding volgens het KNBB reglement. De voorzitter legt uit dat de bonden bepalen hoe clubkleding er uit mag zien. Als aan deze voorwaarden wordt voldaan ziet het bestuur geen enkele reden om iets anders van de leden te gaan eisen. Chris Voogd legt nog even uit dat wanneer spelers aan de richtlijnen van de bonden voldoen, het verder niet nodig is om hier een issue van te gaan maken, punt.

    Bert vraagt waarom Adrie Luiten geen bericht over de ALV heeft ontvangen, hij heeft geen computer. De secretaris legt uit dat er enkele leden zijn die geen e-mail hebben. Voor deze mensen vraag de secretaris aan Ton van den Heuvel om een paar prints te maken. Deze worden dan bij de bar gelegd. Als de betrokken personen komen biljarten worden de berichten aan deze mensen uitgereikt. ‘Helaas ben ik dat de laatste keer vergeten te doen’, aldus de secretaris.

    Ton vraagt of er een telefoonlijst van de leden kan worden verstrekt. Hij wordt met grote regelmaat geraadpleegd over een telefoonnummer van een medelid. De secretaris legt uit dat de AVR streng is en hoge boetes uitdeelt bij niet naleving. Dan zouden eerst alle leden moeten worden gevraagd of zij op een telefoonlijst willen staan waarna ook een handtekening wordt vereist. Afgesproken is dat het bestuur zich hier nogmaals over gaat buigen.

  5. Sluiting
    De voorzitter bedankt de leden voor hun positieve inbreng en aanwezigheid.

Geplaatst in Notulen.